vFM Funktionen

Viele nützliche Funktionen unterstreichen die Leistungsfähigkeit von visual FM. Sie sind in nahezu allen Softwarepaketen standardmäßig enthalten.

allgemeine Funktionen:		spezielle Funktionen
Anwenderrechte		Arbeitsvorschriften/-schritte
Auswahl und Listenbildung		Arbeitssicherheit/UVV
Bestandsverzeichnisse		Beliebige Branchenlösungen
Datenbanken		Bestandsverzeichnisse
Datenerfassung		Dokumentenverwaltung
Formulargenerator		Energiemanagement
Hardwarevoraussetzungen		Flächenmanagement
Hierarchiekonzept		Gebäudeleittechnik
Katalogfunktionen		Geräteführerscheine
Listengenerator		Inventarmanagement
Mobile Datenerfassung vor Ort		Medienlisten
Multifunktion		Prüfgeräteanbindung
Plausibilitätskontrollen		Raumbuch
Schnelle Dateneingaben		Selbstdefinierte Karteikarten
Terminfortschreibung
Typenkataloge

Anwenderrechte	Anwender sind verschieden! In vFM können deswegen die Rechte jedes Anwender speziell sehr detailliert eingestellt werden. So kann für jede in vFM vorhandene Tabelle eingestellt werden, welche Rechte ein Anwender hat: Ansehen Eingeben Ändern Löschen Selektieren Ferner regeln globale Rechte, ob ein Anwender manche Programmfunktionen nutzen darf. Zum Beispiel "Export des kompletten Datenbestandes", "Marktplatzzutritt" oder mächtige "Multi-Programmfunktionen". Darüber hinaus sorgen Einstellmöglichkeiten auf Eingabefeldebene (!) dafür, dass beispielsweise bei einer Sekretärin manche Eingabefelder nicht vorhanden oder in ihrer Reihenfolge verändert werden. Karteikarten, mit denen sie ohnehin nicht arbeitet, erscheinen überhaupt nicht. Diese Einstellmöglichkeiten verhindern nicht nur unberechtigten Datenzugriff sondern erhöhen auch den Bedienkomfort, die Software wird leichter erlernbar und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.
Arbeitsvorschriften/ -schritte	Arbeitsvorschriften sorgen dafür, dass immer wieder gleiche Arbeitsabläufe, zum Beispiel bei der Durchführung von Prüfungen, Wartungen oder Eichungen, benutzt werden. Arbeitsvorschriften können aus Arbeitsschritten schnell und einfach erstellt werden. Sie .. dienen als Grundlage für REMOTE können über die Terminkarte bei einer Tätigkeit automatisch eingetragen werden können als universelle Vorschriften gerätetyp- und terminbezogen eingegeben werden und stehen bei der Eingabe eines neuen Gerätes gleichen Typs sofort dem jeweiligen Gerät zur Verfügung.
Arbeitssicherheit / UVV	visual FM unterstützt Sie bei den zahlreichen Vorschriften wie BGV A3, UVV oder Bildschirmarbeitsplatzverordnung. Je nach Aufbau Ihrer Datenstruktur kann arbeitsplatz- personen- oder gerätebezogen dokumentiert werden, welche Leistungen Ihr Unternehmen zur Erfüllung dieser Normen unternommen hat. Darüber hinaus sorgen Schnittstellen zu Sicherheitstestern, beispielsweise zur Erfüllung der BGV A3 oder VDE 0100, für einen möglichst hohen Automatisierungsgrad.
Auswahl und Listenbildung	Schnelle einfache Erzeugung von Listen ist eine Grundfunktionalität einer Instandhaltungssoftware. visual FM verfügt über einen speziell entwickelten ausgereiften Selektions- und Listengenerator. Er ist wirklich einfach in der Bedienung und bietet eine Flexibilität, die kaum mehr gesteigert werden kann. Über die mitgelieferten Listen hinaus erstellen auch unerfahrene Anwender mit Hilfe des Listengenerators schnell und unkompliziert beliebige Listen. Da die Bedienung der Statistik sich an der Bedienung des Listengenerators orientiert wird quasi nebenbei, auch die Bedienung der leistungsstarken Statistik erlernt. Für weitere Informationen beachten Sie bitte das folgende Prospekt:
Beliebige Branchenlösungen	Möchten Sie Bergbahnen, Laborgeräte, Druckbehälter, wichtige Versorgungsleitungen oder besondere Pflanzen verwalten? vFM ist äußerst flexibel und anpassungsfähig. Ohne aufwendige Programmierleistungen kann die Software auf Ihre speziellen Bedürfnisse hin schnell eingerichtet werden. Bei entsprechenden Vorkenntnissen auch von Ihnen. Gerne sind wir aber auch bei der Gestaltung Ihrer persönlichen Programmstruktur behilflich. Und sollten tatsächlich manche Funktionen nicht vorhanden sein, können diese aufgrund der einfach zu erweiternden Programmarchitektur schnell programmtechnisch umgesetzt werden.
Bestands- verzeichnisse	Durch die Eingabe von Objektdaten, Terminen, Aufträgen, Tätigkeiten usw. führt visualFM ein Bestands- oder Objektverzeichnis Ihres Unternehmens in übersichtlichen elektronischen Karteikarten. Dieses kann jederzeit in vielen verschiedenen Formen gedruckt werden. Drucken Sie es zum Beispiel in Listenform oder vollständig.
Datenbanken	Schnelle Datenbankantwortzeiten sowie -zuverlässigkeit und -sicherheit sind für den erfolgreichen Betrieb einer Software unabdingbar. Aber auch das Preis / Leistungsverhältnis muss ausgewogenen sein! visualFM kann mit der preiswerten Datenbank ACCESS oder mit ORACLE betrieben werden. Weitere Datenbanken wie MS-SQL können leicht eingebunden werden. Für weitere Informationen beachten Sie bitte folgendes Prospekt:
Datenerfassung	Die Datenerfassung ist eines der zentralen Themen vor der Anschaffung einer Instandhaltungssoftware, da in der Datenerfassung zurecht ein enormer Aufwand vermutet wird. Aus diesem Grund wurde visualFM mit zahlreichen Funktionen zur schnellen Datenerfassung ausgestattet: Eingabehilfen Kopierfunktion komplette Karteikarte kopieren Kopierfunktion bei der Eingabe neuer Objekte Automatische Begriffergänzung bei der Eingabe eines Begriffes in einem Katalogfeld Zur schnellen Eingabe könnte jedes Feld mit Katalogbegriffen hinterlegt werden. Möglichkeit, jedes Eingabefeld mit vordefinierten Begriffen zu hinterlegen Automatische Datenübernahme von Objektdaten bei der Neueingabe eines Objektes, wenn ein solcher Objekttyp bereits vorhanden ist. Datenerfassung per Outdoor Wichtig ist, dass die oben genannten Funktion auch bei einer "vor Ort" Datenerfassung mittels Notebook und der Outdoorfunktionalität zur Verfügung stehen. Eine computergestützte Datenerfassung mit Hilfe der Outdoorfunktionalität ist im übrigen sehr schnell und rationell. Auch wenn mehrere Anwender per Notebook Daten parallel erfassen, können die so gesammelten Daten in einer zentralen Datenbank per Abgleich zusammengefasst werden. Speziell für die Haustechnik: Komplettdatenerfassung in 1-2 Tagen! Die Erfassung der haustechnischen Daten erfolgt nicht wie allgemein üblich auf Bauteileebene ID-Nummern bezogen, sondern auf Basis der DIN 6022 und der VDMA 24186 (Teil 1-6). Aufgenommen werden nur Virtuelle- oder Hauptanlagen. Bei der Aufnahme einer solchen Hauptanlage wird beim Speichern über den Terminkatalog automatisch ein oder mehrere zugehörige Termine mit der für diese Anlage entsprechenden Arbeitsvorschrift nach DIN 6022 oder der VDMA Richtlinie angelegt. Sie ahnen schon, wie viel mühevolle Erfassungsarbeit Ihnen diese Vorgehensweise einspart. Sie müssen nur wenige Dutzend Anlagen aufnehmen, statt wie bisher mehrere 1000 Anlagen und Bauteile. Alle möglichen Bauteile einer Anlage sind nun über die Termine und den zugehörigen Arbeitsvorschriften erfasst. Einer Klimaanlage sind somit beispielsweise Radiallüfter, Heizregister und Kühlregister zugeordnet. Da ‚Löschen’ schneller ist als ‚Aufnehmen’, kann zu einem späteren Zeitpunkt die dieser Anlage zugehörige Arbeitsvorschrift auf die tatsächlich vorhandenen Bauteile reduziert werden.
Dokumenten- verwaltung	In vFM ist eine Dokumentenverwaltung integriert. Zu jeder Karteikarte (Zum Beispiel Bestandsdaten EDV, Haustechnik oder Bewegungsdaten wie Terminen, Aufträgen oder Tätigkeiten) können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. So kann der komplette Schriftverkehr einer Anlage übersichtlich mit vFM verwaltet werden. Neue Briefe oder beliebig andere Dateien können direkt aus vFM initiiert werden und werden danach automatisch zur betreffenden Anlage gespeichert. Die Dokumentenverwaltung unterstützt auch die Ansteuerung von Scannern (etwa für das Bereitstellen von Produktunterlagen, Schaltplänen) oder Digitalkameras (zur Darstellung der Anlage). Alle mit einer Karteikarte verknüpften Dokumente werden automatisch im LHViewer gezeigt, wenn eine entsprechende Karteikarte aktiviert ist. Der LHViewer unterstützt in der Vollversion zahlreiche verschiedene Formate wie DOC, XLS, DWG, PDF, BMP, JPEG usw. .
Energiemanagement	Erfassen Sie mittels automatischen Import oder per Handeintragungen beliebige Zählerstände wie beispielsweise Strom-, Betriebsstunden- oder Gaszähler. Automatisch kann aufgrund des momentan erreichten Zählerstandes hochgerechnet werden, wann ein bestimmter Maximalwert erreicht bzw. überschritten sein wird. Die Differenz zum vorangegangenen Zählerwert wird für statistische Auswertungen automatisch ermittelt. Die Statistik ermöglicht eine nahezu beliebige Auswertung und Analyse dieser Daten.
Flächenmanagement	vFM verwaltet Flächen nach der DIN 277. Erfassen und verwalten Sie zum Beispiel Fenster-, Boden-, Tür-, Wand-, Verkehrs-, Büro- oder beliebige andere Flächen. In Verbindung mit der CAD-Schnittstelle wird auch die Generierung von Rettungswegplänen ermöglicht.
Formulargenerator	In vFM können alle eingegebenen Daten entweder in Listenform oder vollständig in Form von Druckformularen gedruckt werden. Das Layout der Druckformulare kann mit Hilfe des Formulargenerator an Ihre Vorstellungen angepasst werden. Zum Beispiel durch das Einfügen von Linien, Logos, Graphiken oder durch das Gestalten mit Schriftart, -farbe und -grösse. Ferner ist der Formulargenerator mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die die zahlreichen verschiedenen Ausgabemöglichkeiten der Daten noch weiter erhöhen.
Gebäudeleittechnik	Einbindung von verschiedenen Gebäudeleittechniksystemen sind realisierbar. So können instandhaltungsrelevante Störungen und Zählerstände per automatischen Datenimport eingelesen werden. In vFM finden Sie eine Anzeige der offenen Störungen, also jener eingetroffenen Störungen, die noch kein Techniker gelesen hat.
Geräteführerscheine	In vFM können Sie dokumentieren, welche Personen auf welchen Geräten und Anlagen eingewiesen bzw. geschult wurden. Für jede Person kann ein "Geräteführerschein" ausgegeben werden, in dem die Geräte- und Anlagentypen aufgeführt sind, in deren Umgang die betreffende Person geschult wurde.
Hardware- voraussetzungen	Hinweis: Durch die ständige Weiterentwicklung der Software können sich die unten aufgeführten Angaben ändern. Aktuelle Daten erhalten Sie unter der Rufnummer 0761/45962-0. Bitte beachten Sie, dass die benötigte Hardware auch immer von Ihren persönlichen Verhältnissen abhängig ist. Also zum Beispiel von der Anzahl und Art der parallel betriebenen Programme. Generell empfehlen wir Hardware vom aktuellen Stand der Technik. Für einen Arbeitsplatz-PC empfehlen wir mindestens: Pentium mit 500 MHz (Einzelplatzversion) oder höher (Netzwerkversion) 128 MB RAM oder mehr VGA oder SVGA-Monitor Diskettenlaufwerk 3½ Zoll, Festplattenlaufwerk, Maus, Tastatur, CD-ROM-Laufwerk MS-Windows 98 / NT 4.0 / 2000 / XP Festplattenbedarf ca. 150 MB ohne Daten Besonderheit für Server-PC: Ein Server sollte mit möglichst viel RAM (mindestens 512 MB) ausgestattet sein. Ferner sollte gerade bei großen Datenmengen, wenn als Datenbank ACCESS eingesetzt wird, eine Datentransferrate von 100 MB/s, angestrebt werden.
Hierarchiekonzept	Die in vFM verwalteten Objekte können hierarchisch (z. B.: Liegenschaft -> Gebäude -> Raum) oder nicht hierarchisch (z. B. Haustechnik, EDV, Fahrzeuge) sein.
Inventarmanagement	Darstellung von Raum- und Flächenkonfigurationen Kostenstellenzuordnung mit Kostenstellenverteilungsschlüssel Beliebige Objektmerkmale (Wandart, Gebäudetyp, Nutzungsart, Zustand ...) Raumbezogene Ausstattungen (Equipment, Installationen, Zubehör ...) Erfassung allgemeiner und betriebswirtschaftlicher Daten (Abteilung, Kundendienst, Garantien ...) Schnellüberblick über aktuelle Instandhaltungsaufwendungen Medien- und Versorgungsanschlüsse definierbar
Katalogfunktionen	vFM verfügt über ein mächtiges Katalogsystem. Es bietet die folgenden Vorteile: Verhindert, dass für gleiche Bezeichnungen unterschiedliche Begriffe verwendet werden Vermeidet Falscheingaben Erleichtert Eingaben durch automatische Wortergänzungen Ändert sich ein Katalogbegriff (zum Beispiel bei Namensänderung), genügt es an zentraler Stelle den Begriff einmalig zu ändern. Insgesamt stehen über 100 vordefinierte Kataloge, wie Kostenstellen, Konten, Abteilungskatalog und sechs undefinierte Kataloge zur Verfügung. Problemlos kann ein Eingabefeld, welches zuvor zum Beispiel "undefiniert:" war, mit einem Katalog hinterlegt werden. Darüber hinaus können durch sogenannte DEF-Kataloge beliebig weitere Eingabefelder mit Katalogen hinterlegt werden. DEF-Kataloge sind für die Eingabefelder sinnvoll, bei denen nur eine überschaubar kleine Anzahl Eintragungen möglich sind Kataloge verringern den Eingabeaufwand also erheblich!
Listengenerator	Schnelle einfache Erzeugung von Listen ist eine Grundfunktionalität einer Instandhaltungssoftware. Manche Programme erwarten jedoch als Anwender einen SQL - Spezialisten oder liefern nur eine Reihe vorgefertigter statischer Listen. Häufig werden auch Fremdtools benutzt, deren Bedienung sich stark von der übrigen Software unterscheidet und aufwendig erlernt werden muss. vFM verfügt dagegen über einen speziell entwickelten ausgereiften Selektions- und Listengenerator. Er ist wirklich einfach in der Bedienung und bietet eine Flexibilität, die kaum mehr gesteigert werden kann. Über die mitgelieferten Listen hinaus erstellen auch unerfahrene Anwender mit Hilfe des Listengenerators schnell und unkompliziert beliebige Listen. Für weitere Informationen beachten Sie bitte das folgende Prospekt
Medienlisten	Die in vFM enthaltenen Eingabemasken für die Verwaltung von Objekten können auch von den Anwendern um beliebig weitere Eingabefelder erweitert werden. Dadurch kann jedes vFM auf die jeweilige Anforderung hin angepasst werden. Zum Beispiel können die technischen Daten von Objekten um Informationen über Medienversorgung bzw. Medienpläne erweitert werden. Diese können statistisch ausgewertet werden. So kann zum Beispiel aus der Summe der "Leistungsaufnahme" von Verbrauchern die notwendige Kapazität eines Notstromaggregates ermittelt werden.
Mobile Datenerfassung vor Ort	"Vor Ort" Datenerfassung bzw. Bestandsdatenaufnahmen sind aufwendig. Es bietet sich an, die Daten per Notebook direkt mit vFM zu erfassen. Vorteile: Keine doppelte Schreibarbeit. Kataloge sorgen dafür, dass alle Aufnehmenden die gleiche Datenbasis als Grundlage nutzen. Somit werden die Daten von Anfang an einheitlich aufgenommen. Daten können durch die Katalogfunktionen sehr rasch aufgenommen werden (zum Beispiel durch automatische Wortergänzungen und durch automatische Kopierfunktionen aus den leistungsstarken Typenkatalogen). Alle in vFM enthaltenen Eingabefelder können als Eingabe genutzt werden. Somit können umfangreiche Daten erfasst werden. Mit Hilfe der vFM - Outdoorfunktionalität können in regelmäßigen Abständen die aufgenommenen Daten mit der zentralen Datenbank abgeglichen werden. Für weitere Informationen bezüglich der Outdoorfunktionalität beachten Sie bitte das folgende Prospekt.
Multifunktion	Mit vFM erstellen Sie schnell und einfach beliebige Listen. Die mächtige Multifunktion bietet die Möglichkeit, die in Listen enthaltenen Daten auf einen Schlag zu ändern oder neue Daten zu erzeugen.
Plausibilitäts- kontrollen	Für einen homogenen Datenbestand ist es wichtig, dass die in vFM eingegebenen Daten auf ihre Plausibilität hin geprüft werden. Zahlreiche Funktionen sorgen dafür, dass auf Fehleingaben hingewiesen wird bzw. diese im vorneherein vermieden werden.
Prüfgeräte- anbindung	Nahezu für alle Anlagen und Geräte eines Unternehmens (zum Beispiel Maschinen, med. Geräte, Computer, Feuerlöscher ...) existieren zahlreiche Normen (z.B. VDE 0750, VDE 0751, VDE 0100, VDE 0204, BGV A3 ...). Zur Erfüllung dieser Normen werden häufig elektrische Sicherheitstester eingesetzt. Da Anlagen und Geräte zur Kostenreduzierung, Qualitätssicherung und wegen Dokumentationspflichten mit einer Instandhaltungsmanagementsoftware ohnehin verwaltet werden sollten, bietet es sich zur Arbeitserleichterung an, Prüfdaten aus dem RAM eines Sicherheitstesters direkt zu übernehmen. Dabei entstehen zahlreiche Arbeitserleichterungen. Bitte beachten Sie für weitere Informationen das folgende Prospekt.
Raumbuch	Ein Raumbuch kann im Laufe der Zeit in vFM eingegeben oder mittels mobiler Datenerfassung zügig aufgenommen werden. Es besteht in vFM mit Hilfe der CAD-Schnittstelle aber auch die Möglichkeit, aus CAD-Plänen das Raumbuch automatisiert zu erstellen. Es werden die in CAD eingetragenen Daten, wie zum Beispiel Kubaturen, Wandarten, Bodenarten etc., automatisch gelesen und im Raumbuch eingetragen.
Schnelle Dateneingaben	Zum erfolgreichen Einsatz einer FM- bzw. Instandhaltungssoftware gehört auf jeden Fall, dass Daten sehr schnell, wenn möglich automatisch in das System eingegeben oder verändert werden können. vFM stellen deswegen zahlreiche Funktionen bereit, die eine reibungslose und zügige Dateneingabe ermöglichen. Zum Beispiel: Absolut einfach zu bedienendes, übersichtliches und leistungsstarkes Karteikartensystem, verbunden mit einem einfach zu bedienendem flexiblen Listengenerator, der auch Grundlage für statistische Auswertungen ist. Zahlreiche Kataloge ergänzen automatische Worte. Zahlreiche Kopierfunktionen Automatische Generierung von Datensätzen Globale Datenänderungsfunktionen
Selbstdefinierte Karteikarten	Die in vFM enthaltenen Eingabemasken für die Verwaltung von Objekten können auch vom Anwender um beliebig weitere Eingabefelder erweitert werden. Dadurch kann jedes vFM auf die jeweilige Anforderung hin speziell angepasst werden. Zum Beispiel können die technischen Daten von Objekten um Informationen über Medienversorgung bzw. Medienpläne erweitert werden. Diese können statistisch ausgewertet werden. So kann zum Beispiel aus der Summe der "Leistungsaufnahme" von Verbrauchern die notwendige Kapazität eines Notstromaggregates ermittelt werden. Alle vom Anwender selbst definierten Karteikarten können also mit Hilfe der integrierten Statistik ausgewertet werden!
Terminfortschreibung	Die einem Objekt zugeordneten Termine können automatisch fortgeschrieben werden. Dabei wird der Anwender durch zahlreiche nützliche Funktionen unterstützt und er erhält wichtige Hinweise zum Instandhaltungsmanagement. Zum Beispiel erhält er einen Überblick über die Instandhaltungskosten der betreffenden Anlage.
Typenkataloge	Die in vFM enthaltenen Typenkataloge können beliebigen Objekten zugeordnet werden. Ein Typenkatalog vereinfacht Dateneingabe und Datenpflege. Typenkataloge unterstützen auch die selbstdefinierte Karteikarten. Das heißt die vom Anwender zur exakten Beschreibung seiner Objekte speziell eingerichteten Karteikarten können auf Typenkataloge ausgedehnt werden.